Cos’è l’organizzazione aziendale

In alcuni precedenti articoli su farmaciavincente.it ti ho raccontato che se cambi il tuo pensiero di farmacia, probabilmente devi trasformare anche la tua organizzazione aziendale. Ma a cosa mi riferisco col termine organizzazione?

Le definizioni e i racconti sono infiniti, ma innanzitutto e secondo me, credo possiamo cominciare col dire essa si compone di tre elementi: la struttura, l’ambiente e le persone.

Per struttura intendo ciò che hai a disposizione per lavorare, quindi tecnologia, macchinari, ma anche informazioni ed economie. E’ ovvio che modificando il modo di lavorare, anche la struttura dovrà essere adeguata, al passo coi tempi, e quindi verosimilmente richiederà ad esempio nuovi investimenti. In un sistema organizzato non puoi infatti prescindere dai moderni strumenti che ti vengono messi a disposizione, non puoi esimerti dal rinnovare i tuoi locali, non puoi rinunciare a studiare seriamente i nuovi servizi, altrimenti rischi di rimanere tagliato fuori dalla competizione.

Con ambiente mi riferisco a ciò che era ieri il tuo luogo di lavoro rispetto a come è oggi, ma soprattutto a come sarà domani. Stiamo parlando ad esempio dell’influenza che hanno sulla tua attività le diverse culture e il loro intrecciarsi, oppure le mutate abitudini delle persone, i trasporti, ma anche le diverse lingue se non addirittura i moderni modi di esprimersi dei giovani rispetto agli anziani. Ambiente è anche la nuova concorrenza, la richiesta di facilitazioni e di personalizzazione dell’offerta, ove sempre più i clienti ricercheranno soddisfazione e autogratificazione. L’efficacia della tua organizzazione dipende per forza da ciò che ti circonda, sempre più chi ti verrà a trovare desidera potersi fidare, pertanto conoscere l’ambiente che ti coinvolge serve per riuscire a ottimizzare le risposte.

Struttura e ambiente sono elementi particolarmente dinamici, specialmente oggi che l’evoluzione dei cambiamenti corre molto velocemente. Come puoi ben comprendere, considerare l’organizzazione di un’impresa ragionando solo su ciò che è stato o su ciò che hai avuto a disposizione finora, non potrà darti alcuna prospettiva di sviluppo. Solo rivedendo le tue strategie alla luce di come potrai riuscire a soddisfare i clienti d’ora in avanti ti consentirà maggiori possibilità di successo.

Veniamo perciò al terzo elemento costitutivo di un’organizzazione aziendale, ovvero le persone. Esse sono invece importanti perché il manager, in fin dei conti, si ritrova principalmente a dover condurre una squadra e pertanto deve sapere anche come comportarsi nella gestione dei rapporti interpersonali all’interno dell’azienda. Tuttavia spesso capita che quando si parla di organizzazione aziendale e magari c’è bisogno di un intervento consulenziale, si interpellino tecnici o economisti, quasi mai filosofi o psicologi.

Tali considerazioni ci fanno capire come l’organizzazione non sia semplicemente una parola o uno schema da seguire ma sia piuttosto un insieme di interventi, potremmo affermare che si tratti di un’azione continua da praticare dentro e fuori il luogo di lavoro, e la sua efficienza si misura proprio nei risultati prodotti da questo modo di accumunare i vari provvedimenti. La conseguenza di questo lavoro è che pur necessitando di una struttura funzionale che si ritrova all’interno dei vari reparti, o nella divisione dei compiti, o nelle gerarchie prestabilite, comunque essa si intreccia inevitabilmente con la complessità dell’essere umano, data dalla presenza in azienda di singoli individui, di gruppi di persone, di dinamiche, di interessi o priorità personali, di relazioni ed emozioni.

Organizzare può allora voler dire razionalizzare, velocizzare e mettere in ordine secondo necessità, ma significa anche coordinare, amalgamare, semplificare, migliorare. L’imprenditore deve essere in grado di strutturare la propria impresa in maniera organica, riuscendo a comandare per autorevolezza e autorità, ma nel contempo deve saper pianificare una visione condivisa all’interno del gruppo economizzando l’apporto di ciascun componente.

In definitiva, chi organizza deve essere un leader prima ancora che un capo. Infatti, per ottenere risultati bisogna soprattutto riuscire a mettere insieme le persone stabilendo relazioni umane se si vuol arrivare a raggiungere assieme gli obiettivi, sentendosi ispirati da uno scopo comune. In tal modo l’organizzazione efficiente concorre ad appianare i conflitti e riesce a far comprendere come talvolta alcune rinunce personali possono portare al bene collettivo, in questo organizzare le persone significa creare cooperazione e senso di appartenenza. Significa dar vita a un gruppo, mentre spesso in azienda riscontriamo che un insieme di persone non necessariamente formano una squadra.

Volendo schematizzare, possiamo pertanto dire che all’interno di un gruppo organizzato esistono fondamentalmente due componenti: la prima si riferisce alla differenziazione dei compiti con relativa suddivisione delle responsabilità, la seconda è invece costituita dall’interazione dei diversi compiti nella collaborazione e condivisione degli intenti. La forma organizzativa della tua impresa potrà essere strutturata con profilo più orizzontale o più verticale, con mansioni e livelli di responsabilità più o meno specifici, ma è l’intensità di relazione, partecipazione e collaborazione tra i diversi gruppi di lavoro che determinerà la vera efficacia.

Allora, per concludere, possiamo affermare che l’organizzazione non è altro che un insieme di risorse (materiali, immateriali ed umane) governato da un sistema di leadership e dotato di un preciso programma (formato da regole e procedure) che concorre a realizzare la mission aziendale condivisa da tutti all’interno del gruppo (squadra).

Creare organizzazione serve pertanto a ottimizzare le risorse umane piuttosto che semplicemente utilizzarle, il suo fine si struttura attraverso la suddivisione del lavoro secondo ruoli e compiti ben chiari, ma stabilisce anche un efficace ed efficiente coordinamento tra le diverse mansioni previste all’interno dell’azienda tra persone che condividono una visione comune.